Les avantages de la GED
La GED (Gestion Électronique de Documents) est un ensemble de processus, de stratégies et d’outils permettant à une entreprise de gérer ses documents de manière électronique. Elle présente de multiples avantages. Couplé à un scanner professionnel, un logiciel de GED permet de numériser et de classer automatiquement les documents pour archive, modifications ou envoi. Les processus d’automatisation, appelées « workflow » permettent d’automatiser des tâches ou des circuits.
Entre économies financières, gain de temps et hausse de la productivité, les entreprises ont tout intérêt à passer à la GED. Découvrez tous les avantages de ces logiciels dans l’article qui suit.
GED : gain de temps et d’argent
L’avantage majeur de la GED est le gain de temps et les économies financières. Investir dans un logiciel peut effrayer, mais le retour sur investissement est plus que convaincant. Quelques mois suffisent pour observer les bénéfices de la GED. D’un point de vue économique, le coût des fournitures est diminué, puisque l’entreprise réduit ses besoins en cartouches d’encre et en papiers. Certains documents, tels que les fiches de paie, peuvent être directement insérés dans le logiciel. Plus besoin d’affranchir les courriers ! Grâce à la GED, les différents services gagnent du temps. Les tâches chronophages et répétitives peuvent être automatisées, ainsi les collaborateurs ont plus de temps pour se concentrer sur d’autres missions. La productivité des employés est donc accrue, ce qui permet aux entreprises de réaliser des économies.
Plus de sécurité
Les fichiers ne sont plus stockés dans des classeurs d’archives. Les documents sont conservés de manière électronique sur le logiciel de GED. Une fois stocké dans le logiciel, le document est facilement retrouvable grâce à un système d’indexation performant. Peu importe l’emplacement ou le nom du fichier, il suffit de connaitre un terme inscrit dans le document pour le rechercher. Le stockage numérique évite aux entreprises de conserver des centaines de classeurs d’archives. Grâce à ce système, les entreprises peuvent libérer de l’espace pour créer un nouveau bureau ou une salle de réunion. De plus, la GED améliore la sécurité de l’entreprise. Les documents sont conservés dans un endroit plus sécurisé, et sont protégés du vol, d’un incendie ou encore d’une inondation.
GED : facilité de consultation
Un des principaux avantages de la GED est la consultation rapide des documents. Si un employé est en congé ou s’il absente soudainement, ses documents sont quand même consultables. Étant donné qu’il s’agit d’un système sécurisé, les documents sont consultables par les personnes détenant un droit de visualisions et/ou de modification. Une fois qu’un collaborateur bénéficie des autorisations nécessaires pour consulter un document, les processus sont simplifiés. Les fichiers sont accessibles partout et à n’importe quel moment de la journée depuis le logiciel de GED.
Une meilleure traçabilité des documents
La GED offre une meilleure traçabilité de documents et de nombreuses erreurs peuvent être évitées. Les collaborateurs sont certains de travailler sur les dernières versions des documents. Toutes les annotations sont visibles et conservées dans l’historique de la GED. Les entreprises peuvent facilement comparer et restaurer d’anciennes versions en cas de besoin. Mieux encore, il est possible de voir par qui la modification a été effectuée. Pour les collaborateurs amenés à travailler simultanément sur un même document, la GED est un réel atout !
